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業務改善は「順番」が重要
改善活動では、順番を飛ばすと判断の根拠が弱くなります。たとえば、現状を十分に把握しないまま対策を決めると、表面的な問題への対応になりがちです。まず現状を事実として捉え、そのうえで問題を分析し、対策につなげることが基本です。
１．計画立案
最初に、何のために改善するのか、どの業務を対象にするのか、誰が関わるのか、いつまでに何を行うのかを決めます。目的が「時間短縮」なのか「品質向上」なのか「属人化の解消」なのかによって、集める情報や効果測定の方法も変わります。
→関連記事：KF-003 業務改善は何から始める？最初の「計画立案」で決めるべきこと
２．現状把握
現在の業務を具体的に捉えて可視化します。業務の大きな流れだけでなく、フェーズ、ステップ、タスク、手順といった粒度で整理すると、どこで時間がかかっているのか、誰が判断しているのかなどが見えやすくなります。業務の可視化は、改善のための「地図」をつくる作業と考えるとわかりやすいでしょう。
→関連記事：KF-004 業務の可視化とは？何をどこまで見える化する？
３．問題分析
現状が見えたら、問題が起きている箇所について原因を調べ、改善の優先順位を決めます。問題の候補を挙げるだけでなく、「なぜその問題が起きているのか」まで掘り下げることが大切です。AIなどを使って問題候補を整理することもできますが、どの問題に取り組むかを決めるのは現場や責任者です。
→関連記事：KF-005 問題分析とは？原因を見つけ、改善の優先順位を決める方法
４．改善実行
分析した結果をもとに、改善後の仕事の進め方を設計し、実際の業務に反映します。不要な作業をなくす、順番を変える、役割を見直す、判断基準を明確にするなど、原因に応じて対策を考えます。
５．効果レビュー
改善前と改善後を比較します。時間を短縮することが目的なら作業時間、工程を減らすことが目的なら工程数、品質向上が目的ならミスや手戻りなど、目的に合った指標を確認します。結果が想定どおりでなければ、もう一度問題分析に戻ることもあります。
5ステップをつなげることで、改善を「型」にする
5ステップの価値は、単に順番を覚えることではありません。「計画→現状→分析→実行→レビュー」という流れを共通の型として持つことで、担当者が変わっても改善活動の進め方を共有しやすくなります。