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業務可視化とは

業務可視化とは、現在行われている仕事の流れや内容を、関係者が共通して理解できる形に整理することです。業務には、正式な手順書に書かれていない判断や、担当者だけが知っているコツ、例外時の対応なども含まれています。そのため、業務フローだけではなく、実際に仕事を行ううえで必要な情報まで捉えることが大切です。

何を見える化すればいい？

改善の目的によって、見るべき情報は変わります。基本となるのは、業務の流れ、担当者、作業内容、手順、所要時間、発生頻度、必要なスキル、注意点や判断ポイントなどです。たとえば時間短縮を目的とするなら作業時間や待ち時間、属人化の解消を目的とするなら判断基準や担当者固有のノウハウなど、目的に応じて情報を集めます。

「どこまで」見える化する？

可視化の粒度が粗すぎると、問題の箇所を特定できません。一方で、最初から細かすぎる情報をすべて集めようとすると、整理に時間がかかります。KAIZEN FARMでは、業務を「フェーズ→ステップ→タスク→手順」という階層で捉えます。まず業務全体の流れを把握し、その後、必要な箇所を細かく掘り下げる考え方です。

可視化すると何が見えてくる？

業務を整理すると、担当者ごとの違い、重複作業、待ち時間、確認作業、手戻り、判断が集中している箇所など、改善につながる情報が見つかりやすくなります。また、「実際にはこうやっている」という現場の工夫が共有されることで、これまで個人の中にあったノウハウを組織で扱えるようになります。

まとめ

業務可視化は、改善のために仕事の実態を共通の情報として整理することです。流れだけでなく、タスク、手順、時間、担当者、判断ポイント、ノウハウなど、目的に応じた情報を集めることで、次の問題分析につなげやすくなります。
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