よくあるご質問（FAQ）

業務の可視化から問題の発見、改善、標準化までを一貫して支援する業務改善支援サービスです。
業務フローや業務に関する情報を整理・可視化し、業務の中に潜む問題や改善のポイントを見つけ出します。
さらに、改善のために開発された、AIによる業務可視化支援機能や問題抽出機能が、高効率・高品質の改善を支援します。
KAIZEN FARMはツールだけのご提供ではなく、業務改善のプロによる伴走支援も組み合わせることで、業務の可視化にとどまらず改善まで、お客様と一緒に進めていきます。

バックオフィス業務をはじめ、さまざまな部門・業務の改善に活用できます。

総務、人事、経理、営業事務、情報システムなどの間接業務はもちろん、部門をまたぐ業務や、担当者によって進め方が異なる業務にも活用できます。

特に、

• 業務が複雑になっている
• 担当者しか分からない業務がある
• Excelや資料が各所に分散している
• 業務フローを整理できていない
• 改善すべき業務が分からない

といった状況の改善に適しています。

はい。業務改善の専門知識がなくてもご利用いただけます。

KAIZEN FARMでは、業務情報を整理しながら、業務フローの可視化や問題の発見、改善の検討を進めることができます。
また、必要に応じて業務改善のプロが伴走し、改善対象の選定や分析、施策の検討などをサポートします。
「改善したいけれど、どこから手をつければよいか分からない」という段階からも、ご相談いただけます。

はい。KAIZEN FARMでは、ツールの提供に加えて、業務改善のプロによる伴走支援も行っています。

改善対象業務の選定、プロジェクトの進め方、業務情報の整理・分析、改善施策の検討など、業務改善の各段階をお客様のご要望に合わせてサポートします。
「ツールは導入したものの、社内でどう使えばよいか分からない」という状態になることを防ぎ、業務改善を実際に前へ進めることを重視しています。

現在行っている業務を見直し、より効率的・効果的な方法へ変えていく取り組みです。

業務改善というと、システム導入や作業時間の削減をイメージしがちですが、それだけではありません。
「そもそも、この業務は必要なのか」「同じ情報を何度も入力していないか」「特定の人しかできない業務になっていないか」など、業務の目的や進め方そのものを見直すことも業務改善に含まれます。
そのため、まずは「現在どのような業務が、誰によって、どのように行われているのかを把握すること」が重要です。

→参考記事：業務改善とは？目的・進め方・成功のポイント

業務改善は、いきなり改善策を考えるのではなく、まず「何を、どのように改善するのか」を整理することから始めましょう。
KAIZEN FARMでは、業務改善を次の5つのステップで進めることを基本としています。

① 計画立案 → ② 現状把握 → ③ 問題分析 → ④ 改善実行 → ⑤ 改善効果の確認・定着

特に最初の「計画立案」では、改善の目的や対象業務、目標などを明確にしておくことが重要です。ここが曖昧なまま進めると、現状を調査すること自体が目的になったり、改善策を実行しても期待した成果につながらなかったりすることがあります。

まずは、KAIZEN FARMが考える「業務改善の基本5ステップ」で全体の進め方を確認してみてください。

→参考記事： 業務改善の進め方｜基本の5ステップを解説

さらに、「最初に何を決めればいいの？」という方は、1ステップ目の「計画立案」について詳しく解説した記事もご覧ください。

→ 参考記事：業務改善は何から始める？最初の「計画立案」で決めるべきこと

特定の担当者が持っている業務の知識や判断基準を可視化し、誰でも同じように業務を行える状態をつくることが重要です。

まずは、担当者へのヒアリングなどを通じて、業務の手順だけでなく、

• 　判断するときの基準
• 　注意すべきポイント
• 　例外的な対応
• 　過去の経験に基づくノウハウ

などを整理します。
そのうえで、業務フローやマニュアルとして標準化し、実際に他の担当者がその手順で業務を行えるかを確認します。
単にマニュアルを作るだけではなく、「その人がいなくても業務が回る状態」をつくることが属人化解消のポイントです。

現在の業務を整理し、業務の目的と適切な進め方を明確にしたうえで、誰が担当しても一定の品質で実行できる状態をつくります。

最初から「正しい手順」を決めるのではなく、まず現在の業務を把握します。
そのうえで、担当者ごとのやり方の違いや、不要な作業、判断が分かれるポイントなどを整理し、標準となる手順を決めます。
最後に、業務フローやマニュアルなどに落とし込み、実際の業務で運用できる状態にすることが重要です。

AIに業務改善そのものを任せるのではなく、情報整理・問題発見・改善案の検討など、人が時間をかけていた作業をAIに支援してもらうのが効果的です。

例えば、業務フローや業務資料をAIに読み込ませ、改善の検討材料となる事実や問題の候補を抽出することで、これまで人が一つひとつ確認していた作業を効率化できます。
一方で、AIが出した結果が必ず正しいとは限りません。
そのため、
AIが情報を整理・分析する
→ 人が内容を確認する
→ 改善すべき問題を判断する
→ 改善策を実行する
という、人とAIが役割分担する進め方が効果的です。