導入事例

基本情報

取材対象者：山田大輔さま
所属部署　：インナーセールス部
業務内容　：業務、見積・売上・入金・請求書作成等
　　　　　　業務平準化の為に、兼任でOCR化、RPA開発・推進活動に着手

導入前の課題・ニーズ

① 業務集約化に向けて、全社業務の最適化
② 業務内容の可視化・マニュアル化
③ 拠点ごとに少しずつ異なるフローを、RPAとOCRの活用により、平準化する為のフロー確立
④ RPA化する為のヒアリングや手法の可視化

導入の決め手

エクセルだと、追加や削除するのに、ひと手間がかかりますが、KAIZEN FARMは、追加・変更・削除が非常に
行いやすく、その後、簡単に分類ごとに分けてエクセル化出来とても便利だと思いました。
分析ボタン一つで、RPA適合確率を計算してくれますので、RPA化に適した業務が明確化され、
業務の洗い出しに適したツールだなと思い、導入させていただきました。

導入後に得られた効果

実際に、他部署の行っている業務を、ZOOMで画面共有しながら、KAIZEN FARMに同時入力して使用しました。
不明点はヒアリングを繰り返し、何度も修正し、少しずつ業務の可視化を行いました。
KAIZEN FARMで分析・解析の結果、RPA化適合率80％と出たので、実際にRPAとOCRを連携させ、
業務の自動化を行いました。削減時間は、総務経理部で月3時間と僅かですが、在宅可能な業務になるという
大きな効果が得られました。

導入時〜現在に至るまでの使用感

操作がとても簡単で、誰もが気軽に使い始める事が出来るのがメリットです。
簡単にエクセル化でき、分類ごとに見やすいので、きちんと業務可視化出来れば、それをマニュアルとして使用できます。
将来的には業務引継ぎ、後輩育成にも使用出来ると思っています。
入力方法によっては、RPAの「ロボット機能説明書」としても活用出来そうなので、今後、期待出来るツールとなっております。

業務標準化における今後の想定課題

KAIZEN FARMは、現状、RPA化する為の備忘録やメモ書き、手順の記入など、RPAに特化したツールとしての
活用となっております。業務棚卸という概念が、他部署にも広がれば、RPA化できる業務も増えてくるかと思っています。
他部署でマニュアルがあるものについては、ロボット化する前にKAIZEN FARMに入力して、業務棚卸方法の手段の
横展開としていけば、全社最適化に向け加速が進んでいくと思っています。

今後の取り組み・展望

拠点間に跨ぐ様々な業務をKAIZEN FARMに入力し、分析しながら、人間が行った方がよい作業と
RPA化できる作業の切り分けを行っていく予定です。社内オペレーションの可視化を行い、
最終目標は、RPA化できる業務を増やしていきたいと考えています。全社業務最適化を進める事で、
営業がより営業活動に専念できるバックフォロー体制の強化、より働きやすい環境作りを目指していきたいと思っています。