導入事例

基本情報

取材対象者：家入龍太さま
所属部署　：システム開発
業務内容　：マニュアル作成、RPA開発（在宅勤務にて実施）

導入前の課題・ニーズ

・属人化している業務の可視化
・可視化された業務の標準化
・RPAマニュアル等、標準化された業務を改善する手法の検討と活用

導入の決め手

KAIZEN FARM内のグループ機能を活用することで部署ごとに棚卸表を管理することができる点と、視覚的に棚卸がしやすい作りになっている点がいいと思います。
また、RPA簡易分析機能を使うことで、棚卸した業務手順が、RPAに置き換えられる手順なのかを自動で判別してくれるのでよく利用しています。
電子マニュアルツール（Knowledge Connect）との連携も、棚卸表を取り込むだけで簡単にマニュアルにできるところが便利だと思います。

導入後に得られた効果

今まではRPAロボを作成する際には、RPAロボを作るためだけにメモやExcelなどに業務内容を書き出していました。しかし、KAIZEN FARMを導入したことで棚卸表の情報からロボを作成することもでき、同時に棚卸表をマニュアルに変換することもできるようになりました。（Knowledge Connectご契約の場合）
そのため、ロボの作成やマニュアル作成に要していた時間が削減され、スムーズに業務効率化・標準化まで実現できています。
今後もKAIZEN FARMによる業務棚卸しとRPAや電子マニュアルによる業務効率化・標準化を両輪で実施し効率的に業務改善を進めていきたいです。　
ロボ作成における工数削減にもつながり、単体で考えていたマニュアル作成も棚卸しをきっかけに実施できているので業務改善のための作業時間が削減されています。
KAIZEN FARMとRPAや電子マニュアルを活用することで、属人化の解消が進んでいます。

導入時〜現在に至るまでの使用感

KAIZEN FARMの操作は直感的に分かりやすいため、社内でユーザーを追加する際にもあまり時間を取ることなく大変助かっています。棚卸しについては、あらかじめ棚卸しすべき項目がセットされているので棚卸し項目を考えることなく着手できます。
また、RPAロボの仕様書として業務手順の代わりにロボの動きや設定事項を記入しています。RPAのエンジニア育成のための教育カリキュラムも順序だてて設計ができるので、KAIZEN FARMを様々な用途で利用しています。
記入方法を工夫することで色々な使い道ができるので、今後も使い方を固定せずに幅広く活用していきたいです。

業務標準化における今後の想定課題

KAIZEN FARMをはじめ、業務改善を社内全体に広めていくことも今後の課題です。“業務標準化とは？”といった意識改善の部分やなぜ必要なのかを理解してもらい、幅広く活用してもらえるような進め方ができればと思っています。
さらに社内にKAIZEN FARMの利用者が増えることで、棚卸しの粒度感を揃えることが難しくなると想定しています。
RPAやマニュアル化を見据えているので、棚卸表の質を高めていきたいです。

今後の取り組み・展望

KAIZEN FARMを活用することで、弊社の事業である障害者雇用促進における一番の課題となっている、業務の可視化の部分が改善できると考えています。可視化によって社内の標準モデルを作り、RPAやマニュアル化につなげることで、テレワーク促進やサテライトオフィスでの業務の実施という業務効率化までしっかり実現していきたいと考えています。近年では短時間労働の雇用促進といったニーズもあるので、KAIZEN FARMを使ったますますの業務効率化によって実現していきたいです。
より多様な働き方を実現、促進できるように業務改善、標準化を進めていきたいと思っております。