導入事例

あなたの業務内容を教えてください

管理部門で人事・採用・総務の業務管理を担当しております。

業務を標準化する目的を教えてください／課題を教えてください

当社がAIサービスのベンダでもあることから、管理部門でも早い頃からAIやチャットボットを導入しておりました。
チャットボットでは毎月3,000件ほどの社内問合せを自動応答しており、この部分では業務効率化は成功していると言えます。しかし、同時に新たな課題として管理部門の担当者ごとのノウハウの差や業務手順のバラつきによる業務品質のムラが見えてきました。
テレワークやDXが加速する今の時代だからこそ、尚更、業務の見える化や標準化を急ぐ必要が出てきました。

導入効果を教えてください

これまで感覚的に対応していた業務や、例えば健康診断などの年に1度しか発生しないため属人化されてしまっている定型的な業務もあります。ルーチン業務であり発生頻度も低いため、昔から担当者に任せきってしまっている業務を、一度棚卸して可視化することで当初予想していなかったようなメリットも出てきました。
①管理職が棚卸表を確認できたことによる作業効率化に向けた改善点の発見
②マニュアル化されることによる担当者の業務ローテーション検討
③ファイルサーバーに点在するマニュアルの整理・見える化
などです。管理部門の仕事は季節業務や属人化する業務も多く、実際にはこういった仕組みを用いることで、きちんと手順のデータ化が出来ることに驚きました。

また、それぞれの業務を各担当者が独自に効率化を考えながら進めていましたが、それはあくまで部分最適であり、結果的にそれが標準にならざるを得なかったことも、いくつか分かるようになりました。

それが、このサービスを利用することで、業務の全体最適へと見直すことも出来てきました。このあたりの効果が最も大きかったです。
見える化から最適化、さらにどこを自動化して誰をどこに配置させるべきか、それらへと導いてくれるサービスがKAIZEN FARMだと思います。

今後の取り組みについて教えてください

KAIZEN FARMはAIやチャットボット、RPAなどとも非常に親和性が高いと思います。
AIもロボティクスも正しい答えやプロセスを定義できなければ役に立ちません。
AIサービスのベンダである当社としても、経験や事例を通して多くの企業さまへのご提案やサポートに活かしていこうと思います。