導入事例

実施事項

社内業務のマニュアル化のため、KAIZEN FARMで棚卸表を作成し、それをKnowledge Connectに取り込んでマニュアルを作成しました。
棚卸表の作成には、入社２年目の社員を専任担当として任命し、週に数日間の作業時間を確保して、棚卸し作業を行いました。
事務業務以外の現場業務の棚卸しを行う際は、実際に現場で作業する先輩社員に直接ヒアリングを行い、様々な業務の棚卸し・マニュアル化を実現することができました。

導入効果

効果としては大きく2点あります。
1点目は、業務が可視化され、マニュアルが整備できたことです。現在事務業務と現場業務をそれぞれ棚卸し・マニュアル化しているのですが、どちらも課題として属人化・人手不足がありました。それが、マニュアルの整備によって、初見の人がマニュアルを頼りに、ある程度のレベルで業務を遂行できる状態になりました。
2点目は、社内のコミュニケーションが活性化されたことです。若手社員が担当となって、先輩社員にヒアリングを行いながら業務の棚卸しをしているので、自動的に社員同士のコミュニケーションの機会を増やすことができました。この方法で進めたことによって、棚卸し・マニュアル化だけでなくプラスαの効果が生まれたと感じています。

定着に向けて実施したこと

実施した施策の中で、定着のために特に効果的だったのが、やはり若手社員を担当として任命したことです。
その理由は、「社内で一番知識のある領域」を若手社員にも持たせたかったからです。そこで社内の新しい取り組みである業務棚卸の担当にし、この領域に関しては先輩社員が彼に質問する雰囲気を醸成したことで、自信を持って取り組むことができるようになり、定着に繋がったと感じています。
また、新しい取り組みは反発にも繋がりかねませんが、若手社員が担当となって進めることで、社内で協力する風土の醸成ができたとも感じています。