導入事例

あなたの業務内容を教えてください

私は今年の新入社員として総務室に配属されました。
私の具体的な業務は会社に存在するあらゆる用品の管理、各部から集められた書類などの管理・整理、組織変更や株主総会などの対応など、大きなレベルの業務から小さなレベルの業務まで多岐に渡ります。総務と言えば事務的な業務が多いと思っていた私にとって少し衝撃的でした。
イレギュラーに発生する業務もあり、自分が抱えている業務を整理する時間が確保できず、業務がどんどん積み重なってしまう事も多いです。

業務を標準化する目的/課題を教えてください

総務の業務は属人化しやすく、ある特定の人のみが業務内容を把握している事が多いです。この属人化している業務を標準化して、室内で共有・理解することができれば、業務の効率化が達成できるのではないかと考えました。
また、室内で誰が・どんな業務を・どのように行っているのかを知ることもできるため、もっとより良い方法を客観的な目線から提案したり改善したりすることもできます。

導入効果を教えてください

KAIZEN FARMを利用して業務をマニュアル化することで、業務の標準化は着々と進んでいると思います。マニュアルにして多くの人が業務を同じレベルでできるようになるのもKAIZEN FARMの魅力ですが、KAIZEN FARMで業務を棚卸しして文字にすることで今まで気づけなかった手順のムダを発見できる点も魅力の一つです。
自分にとって今まで行ってきた当たり前の業務でも、一度整理することで新たな発見が改善に繋がり、業務標準化への第一歩になるのではないかと思います。

課題を教えてください

棚卸しをする際のレベル感の統一です。どの程度まで細かく棚卸しをする必要があるのかなど、棚卸しをする際のルールが統一されていないため室内で基準を定めそれに基づいて棚卸しを行うべきだと考えます。
自分にしか理解できない書き方だと標準化・効率化は永遠に進まないでしょう。

また、一度標準化を行った後の更新も考えていかなければなりません。業務は時代の流れや行う人の影響を受け様々な方法に変動していきます。そのため常に業務手順が最新で、どんな人が行っても一定のレベルで完結されるようにアップデートしなければならないと思います。

今後の取り組みについて教えてください

KAIZEN FARMを利用する社員が増え、業務標準化という意識が当たり前になるような会社を目指していきたいです。そのためには棚卸しを比較的行いやすい定型業務が多い総務が率先して行うことで会社を盛り上げる必要があります。
KAIZEN FARMを通じて業務を効率化させ、自分が行う業務の幅を広げスキルを磨いていきたいです。