導入事例

学校法人名古屋電気学園を母体とする愛知工業大学は、「創造と人間性」を教育のモットーに開学以来の教育指針である、「ものづくり」を根底に多くの優秀な学生を育成し、送り出してきました。最新の就職ランキングでは、全国4位*にランクインしています。
*大学通信ONLINE（2020.08.03公開）最新実就職ランキング（卒業生1000人以上）

名古屋電気学園では、2022年に創立110周年を迎えるにあたり更なる発展を目指し、法人全体の中期経営方針の柱となる、ビジョン「α（アルファ）」が策定されています。
18歳人口の減少など厳しい社会情勢の中、どのようにこのビジョンαを推進していくのか。総務人事部業務改革推進グループ森島様よりKAIZEN FARMに期待すること、今後の展望についてお話しいただきました。

あなたの業務内容を教えてください

私の所属する総務人事部 業務改革推進グループは、学園内で働く教職員に対してより働きやすい環境をつくることで、学生の皆さまへのサポートを充実させる役割を担っております。
具体的な業務としては、電子決裁システムの導入、 働き方改革による完全週休二日制の導入、といったものが挙げられます。
また、業務を改革していく上で、他部署との連携も欠かせません。新たな改革を進めていくにあたり、様々な関係者への協力依頼・交渉を行い、縦横の連携を大切にしながら日々奮闘しております。

業務を標準化する目的/課題を教えてください

長年大学を運営していく中で、様々な業務が個立化・単独化傾向にあります。「あの業務は、○○さんしか対応できない」なんてことも起こってしまっているのが現状です。このままいくと、各業務のプロフェッショナルな方々が退職された際、現場の仕事が回らなくなってしまう危機感から業務標準化に取り組もうと思いました。
今はよくても近い将来を何が起こるかを考えると、「今のうちからやらなくては」と思います。

期待する導入効果を教えてください

一番に期待する効果は、今までブラックボックス化されていた数々のノウハウが、棚卸表というある一定の型に文字として見える形で残されていくところだと思います。
今まで業務の棚卸しの重要性について頭では分かっていたものの、なかなか取り組むまでに至っておりません。ただ、今回KAIZEN FARMのようなツールを導入（PoC）することによって、「ちょっとやってみようかな」というきっかけづくりになると思っています。
業務を棚卸ししていくには、初めはどうしても労力が必要となってくるかと思います。ただ、将来を見据えてコツコツとできるところから進めていきたいと思います。

また、蓄積されていくノウハウを利活用できるところも期待しております。電子マニュアル連携やRPA解析機能によって、棚卸した情報をシームレスに利活用できる点は魅力的だと思います。

更に、RPAを導入すれば、単純作業に関してはロボットに任せることができ、今まで人力で作業していた時間を削減できるだけではなく、人的ミスを防ぐこともできると認識しています。それまで単純作業に時間をとられていた担当者は、よりクリエイティブな業務時間を当てることができ、より良い職場環境をつくっていけるのではと期待しております。

業務標準化における今後の課題を教えてください

現状、PoCとして、共済保険業務の一部分をシイエム・シイさんに協力いただきながら棚卸し、RPA化を実施した段階にあります。その上で課題も見えてきました。その一つは、導入後の運用体制です。どうしても業務標準化を進めていくにあたり、初めは既存業務の仕事にプラスアルファでやらなければならないことが発生します。KAIZEN FARMでの棚卸しも簡単な操作とはいえ、少なからず棚卸しの時間は要してしまいます。それを加味した上でどう進めていくのか、スケジュールや方向性を握った上で検討を進めていきたいところです。またRPAに関しては、RPAロボの管理がネックです。誰かが一度作ったロボットを運用していく中で、そのロボットを改修しなければならない状況となった際、作った本人以外で対応することは可能なのか、可能にするためにどのような管理が必要なのか、決めていく必要があると思います。

今後の取り組みについて教えてください

少子高齢化が進み、大学生の数が縮小していく中、大学内部での改革は必須だと感じております。今後は、共済保険業務の作業全体の棚卸しを行い、業務全体の見える化・課題抽出を実施します。
また、ツールの導入だけで終わらず、本質的な業務改善・改革を進めていけるよう今後の体制検討も肝になってくるかと思います。
学生の皆さまへより充実したサポートができるよう、縁の下の力持ちとして引き続き、当活動に取り組んでまいります。